Einzel-& Gesamtvollmacht

GesamtvollmachtDie Einzelvollmacht und Gesamtvollmacht gehören zu den wichtigsten Vollmachten im modernen Handelswesen. Vollmachten dieser Art werden von allen Unternehmen ab einer bestimmten Größenordnung gegenüber bestimmten Mitarbeitern ausgesprochen, damit sie Rechtsgeschäfte im Sinne des Unternehmens ausführen können. Im Unterschied zur Einzelvollmacht, bei der lediglich ein Mitarbeiter zu Rechtsgeschäften im Sinne des Unternehmens bevollmächtigt wird, sind von der Gesamtvollmacht zwei oder noch mehr Personen betraut. Eine Aussprache dieser Vollmachten erfolgt im Regelfall für einzelne Transaktionen oder Geschäftsbereiche, so dass keine fortwährende Bevollmächtigung wie bei einer Prokura vorliegt.

Wozu wird die Einzel-/Gesamtvollmacht benötigt?

Für den Abschluss verschiedener Rechtsgeschäfte, beispielsweise die Unterzeichnung von Kaufverträgen oder die Festlegung vertraglicher Partnerschaften, ist ausschließlich die Geschäftsführung bzw. der Selbstständige bei Einzelunternehmen befähigt. Aufgrund verschiedener Umstände kann es sinnvoll sein, dass der Geschäftsführer nicht jedes Rechtsgeschäft eigenständig durchführen will oder kann, weshalb er hiermit einen Mitarbeiter bzw. eine andere Person seines Vertrauens beauftragt. So können zwei wichtige Geschäftstermine gleichzeitig stattfinden, wobei der Geschäftsführer nur an einem der beiden Geschäftsorte erscheinen kann. Auch eine plötzliche Erkrankung oder andere Gründe der Verhinderung legen es nahe, einen Bevollmächtigten zu entsenden und die Geschäfte jenseits solcher Außeneinflüsse weiterlaufen zu lassen.

Die Einzel- und Gesamtvollmacht werden in den genannten Situationen als Sondervollmachten ausgesprochen. Die Geschäftsführung übergibt Teile der Rechtsgeschäfte somit nicht dauerhaft an einen Prokuristen, sondern wählt gezielt einzelne Transaktionen und Termine aus, zu denen ein oder mehrere Bevollmächtigte sie vertreten sollen. Nach §57 HGB zeichnen die Bevollmächtigten Verträge deshalb stets “in Vertretung” oder “in Auftrag”. Anders als bei einer Prokura, die nach §48 HGB schriftlich in einem Vertrag festzulegen ist, kann die Vertretung durch eine Einzel- oder Gesamtvollmacht formlos erfolgen. Das Rechtsgeschäft, das der Bevollmächtigte ausführt und hiermit beispielsweise in einen Liefervertrag mit einem Partnerunternehmen einwilligt, erfolgt hingegen zwingend in Schriftform und muss vom Vollmachtgeber später nachvollzogen werden können.

In welchen Fällen wird die Einzel-/Gesamtvollmacht erteilt?

Die Erteilung der Vollmacht für einzelne Transaktionen und Rechtsgeschäften an ein oder mehrere Personen hat diverse Gründe und wird in der Praxis mit wachsender Größe des Unternehmens häufiger angewendet. Bereits Selbstständige und Einzelunternehmer können rechtsfähige Personen wie ihre Kinder oder einen vertrauten Freund im Auftrag zu eine Geschäftspartner entsenden, damit es beispielsweise im Krankheitsfall zu einem unverzögerten Geschäftsabschluss kommt. Auch wenn die Erteilung der Einzel- oder Gesamtvollmacht formlos erfolgen kann, ist es oft sinnvoll, diese Vertretung dem Geschäftspartner anzuzeigen. Hierdurch entsteht eine direkte Vertrauensbasis, die gerade bei Selbstständigen und kleineren Unternehmen essenziell ist.

Bei mittelständischen und größeren Betrieben ist die Erteilung der Einzel- oder Gesamtvollmacht aus praktischen Gründen im Betriebsalltag üblich. Bei einer Vielzahl an Geschäftsterminen und Rechtsgeschäften bietet die Einzel- bzw. Gesamtvollmacht die Möglichkeit, Mitarbeiter gezielt zu Terminen zu entsenden und sie mit der Durchführung von Rechtsgeschäften im Sinne der Firma zu betrauen. Falls dies über einen längeren Zeitraum erfolgen soll und sich nicht auf eine einmalige Transaktion bezieht, ist eine dauerhafte Handlungsvollmacht in Form einer Prokura die sinnvollere Alternative. Die Befugnisse von Einzel- oder Gesamtbevollmächtigten können außerdem über eine Spezialvollmacht eingeschränkt werden, um diese lediglich mit bestimmten Formen von Rechtsgeschäften zu betrauen.