Außenvollmacht

AußenvollmachtDie Außenvollmacht ist eine Sonderform von Vollmachten im Geschäftswesen, die gleichermaßen bei Einzel- und Gesamtvollmachten sowie für Spezialvollmachten erteilt werden kann. Bei der Außenvollmacht wird nicht nur der Bevollmächtigte selbst mit der Übernahme bestimmter Rechtsgeschäfte betraut. Stattdessen wird auch dem Dritten, mit dem diese Rechtsgeschäfte abgewickelt werden, die entsprechende Vertretung durch den Bevollmächtigten angezeigt.

Was ist die Besonderheit der Außenvollmacht?

Grundsätzlich können Unternehmen oder Privatpersonen Dritte zu verschiedenen Handlungen und Rechtsgeschäften bevollmächtigen, ohne dass dies einer festen Form und einer expliziten Anzeige nach außen unterläge. Lediglich bei einer Handlungsvollmacht (Prokura) ist diese zwingend schriftlich festzuhalten, für die Einzel- oder Gesamtvollmacht gegenüber einzelnen Mitarbeitern oder Familienmitgliedern entfällt diese Pflicht. Allerdings gibt es Rechtsgeschäfte, bei denen der Geschäftspartner die Sicherheit haben möchte, dass die bevollmächtigte Person im Sinne ihres Auftraggebers handelt und ein Geschäftsabschluss mit ihr bedenkenlos möglich ist. Durch den schriftlichen Nachweis einer Außenvollmacht, die vom Vollmachtgeber zu unterschreiben und dem Dritten vorzulegen ist, entsteht die entsprechende Sicherheit.

Für welche Zwecke wird die Außenvollmacht benötigt?

Nach deutscher Gesetzgebung ist zwischen Geschäftsfeldern mit dem zwingenden Nachweis einer Außenvollmacht sowie Rechtsgeschäften mit einem freiwilligen Nachweis zu unterscheiden. Zu den regelmäßigen Außenvollmachten in Deutschland gehören Bankvollmachten, bei denen Bevollmächtigte finanzielle Transaktionen auf Geschäftskonten im Sinne der Firma durchführen können. Auch Depotstimmrechte fallen unter die Vollmachten, die obligatorisch als Außenvollmacht erteilt werden. Fernab des Handels- und Geschäftswesen sind viele private Vollmachten als Außenvollmachten zu erteilen, beispielsweise zur Vertretung des Vollmachtgebers durch Dritte bei Behörden.

Eine Bevollmächtigung ohne expliziten Charakter der Außenvollmacht ist bei alltäglichen Handelsgeschäften üblich, die auf einer größeren Vertrauensbasis erfolgen. So spielt es beispielsweise für einen Warenhändler keine Rolle, ob ein Handelsvertrag mit der Geschäftsführung oder einem Bevollmächtigten abgeschlossen wird, der das Geschäft “im Auftrag” bzw. “in Vertretung” ausführt und entsprechend unterschreibt. Problematischer kann es bei Selbstständigen oder Einzelunternehmen werden, die z. B. Geschäftstermine aus Krankheitsgründen nicht wahrnehmen können und hierfür einen Freund oder ein Familienmitglied entsenden. Diese mit einer Außenvollmacht auszustatten, sorgt für eine größere Vertrauensbasis, dass die Vertretung im Sinne des Einzelunternehmers handelt.

Wie wird die Außenvollmacht erteilt?

Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine Außenvollmacht zu erteilen und hierdurch Dritten die Bevollmächtigung von ein oder mehreren Personen im Sinne der Geschäftsführung anzuzeigen. In der Praxis ist zu unterscheiden, ob der Bevollmächtigte regelmäßig im Sinne der Geschäftsführung handeln soll oder ob es sich um einmalige Ereignisse handelt. Im ersteren Fall, der z. B. bei Bankvollmachten eintritt, sollte der Vollmachtgeber die Bevollmächtigung schriftlich aufsetzen und das Vertragsdokument bei seiner Bank vorzeigen und hinterlegen. Zwar ist eine regelmäßige Bevollmächtigung unterschiedlicher Personen möglich, gerade beim sensiblen Thema Geschäftskonten wird die Vollmacht jedoch an feste Mitarbeiter verteilt, was der Bank auch entsprechend angezeigt wird.

Handelt es sich um eine klassische Einzelvollmacht bzw. eine Spezialvollmacht für einzelne Rechtsgeschäfte, muss der Dritte nicht dauerhaft oder im Vorfeld in die Bevollmächtigung eingeweiht werden. Hier reicht es zum Anzeigen der Außenvollmacht aus, ein entsprechendes Dokument schriftlich aufzusetzen und dem Bevollmächtigten zum Termin mitzugeben. Die schriftliche Vollmacht wird durch den Bevollmächtigten beim Geschäftstermin vorgelegt und bietet dem Dritten Handlungssicherheit bei allen Geschäftsgebaren.